Kleurcategorieën in Outlook

In Outlook 2007 is er de mogelijkheid van kostencategorieën bijgekomen.  Ik gebruik deze functie dagelijks en zal jullie in deze post vertellen waarom.  Blijkbaar zijn er in Outlook 2003 ook categorieën, maar geen kleurcategorieën.


Wat zijn categorieën?  Op de Office website kan je het volgende lezen:

Een categorie is een sleutelwoord of woordgroep waarmee u items kunt bijhouden zodat u deze gemakkelijk kunt zoeken, sorteren, filteren of groeperen. Met categorieën kunt u verschillende typen items bijhouden die verwant zijn, maar die in verschillende mappen zijn opgeslagen. U kunt bijvoorbeeld alle vergaderingen, contactpersonen en berichten voor het Noordenwindproject bijhouden door een categorie te maken met de naam Noordenwindproject en hieraan items toe te wijzen.

Wat is dan een kleurcategorie?  In outlook 2007 is er nog de mogelijkheid gekomen om een kleur aan een bepaalde categorie toe te wijzen.  Let op het aantal kleuren is beperkt.  Persoonlijk vind ik dit een groot nadeel, maar ben al lang op zoek, maar alle informatie die ik tegenkom op het internet zegt dat je de kleuren niet kan uitbreiden. Als jij weet hoe je meer kleuren kan krijgen, laat me iets weten.



Allereerst mijn systeem.  In bovenstaande foto zie je een overzicht van de kleurcategorieën.  Zoals ik al zei is het aantal kleuren beperkt en hebben bepaalde categorieën dezelfde kleur.
Je kan dit venster oproepen op verschillende manieren, door bijvoorbeeld in de werkbalken op de categorieknop te klikken en dan te kiezen voor Alle categorieën.
Je kan ten alle tijde nieuwe categorieën aanmaken, de naam wijzigen, verwijderen, de kleur wijzigen met de knoppen aan de rechterkant.

Je kan ook aan een bepaalde categorie een sneltoetscombinatie toekennen.  Je hebt de keuze uit 11 sneltoetsen, altijd de CTRL-toets en één van de functie toetsen (buiten F1).
Ik heb voor 11 categorieën dit ingesteld.  Om dit gemakkelijk te onthouden heb ik in Word een sneltoetsen-regel gemaakt die mooi op mijn toetsenbord boven de functietoetsen ligt, zodat ik het gemakkelijk kan opzoeken.

Je kan natuurlijk ook werken zonder de sneltoetsen en de categorie toewijzen door op een item in outlook (email, taak, agenda, contactpersoon) rechts te klikken en te kiezen voor Categorie en dan de categorie aan te klikken.
















Wat is een groot voordeel van kleurcategorieën en categorieën?
Allereerst kan je alles bijhouden in 1 map.  En je kan dat het beeld zo instellen dat hij sorteert per categorie.  Ik heb dit zo gedaan voor mijn emails, contactpersonen en taken.
Bij de agenda krijg je door de kleuren een mooi overzicht van de week.  Deze twee voordelen zie je op de foto's hieronder.
  

Ik vind zelf dat het echt een voordeel is dat ik alle mails in 1 map kan bijhouden wat maakt dat ik ook heel gemakkelijk die map kan doorzoeken, met de ingebouwde zoekfunctie van Outlook.

Gebruik jij ook categorieën in Outlook?  Ik zou graag weten wat jullie ervaringen hiermee zijn.