zondag 18 juli 2010

Eén agenda

In het begin dat ik op 2 plaatsen begon te werken, liep ik rond met 3 agenda's in mijn handtas.  Twee voor mijn beide werkplekken en nog een persoonlijke.  Dat maakte dat ik bij het maken van een afspraak, 3 agenda's moest bekijken.  Het werkte dus niet.
Nu gebruik ik 1 agenda waarin alle afspraken staan, zowel voor mijn verschillende werkplaatsen en mijn privé-afspraken.  Dit werkt heel goed.

Gebruik een agenda die bij je past.  Voordien gebruikte ik graag een agenda, waar 1 dag op 1 pagina stond, zodat ik bij de afspraak nog gemakkelijk het adres, telefoonnummer, ... kon noteren.  Sinds een half jaar ongeveer gebruik ik voor alles mijn outlook agenda, die gesynchroniseerd is met mijn smartphone.

Nog enkele tips voor het gebruiken van een agenda (gevonden op het www):

  • Gebruik 1 agenda: zowel voor zakelijke als privé afspraken zo heb je nooit overlappingen.
  • Een agenda gebruik je enkel voor datum of tijdgebonden items vb netwerkactiviteit op een bepaalde dag, klantenbezoek, deadlines, wekelijks sportuurtje, doktersafspraak, schoolvakanties. Calculeer je reistijden en mogelijke files naar afspraken in.
  • Velen gebruiken hun agenda als een “to do list” maar daarvoor dient een agenda eigenlijk niet. Dus gebruik je agenda niet als boodschappenlijstje, ideeënlijst,…daarvoor gebruik je takenlijsten.
  • Noteer een afspraak in je agenda op de juiste dag en het juiste uur. Noteer de naam en telefoonnummer van de contactpersoon, het onderwerp, het adres waar de afspraak doorgaat en het einduur van je afspraak.
  • Gebruik de kleurencategorieën of labels in Outlook om een overzichtelijk agenda te hebben.
  • Leer werken met een digitaal agenda. Het is zo praktisch. Je hoeft nooit iets te doorstrepen. Je sleept gewoon verplaatste afspraken naar een andere dag. Je kunt je smartphone synchroniseren met Outlook en zo heb je steeds alle laatste gegevens bij de hand.
  • Check je agenda elke avond. Zo heb je een goed zicht over de volgende dag. Controleer op vrijdagmiddag je weekplanning. Is die haalbaar of zijn er teveel afspraken ingepland? Schuif eventueel nog met geplande afspraken.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen