Waarom een kort en lang archief? Ik krijg veel email. Als ik een email wil opzoeken en Outlook moet zoeken in +5000 mailtjes reageert Outlook trager. Dus gebruik ik een kort archief, dat ik dan dagelijks kan gebruiken en waarin de mailtjes zitten van ongeveer de laatste 2 maanden, wat dan beperkt blijft tot ongeveer 600 mails, en waarin Outlook wel gemakkelijk kan zoeken.
Het opzoeken van mailtjes in mijn kort archief gebruik ik dagelijks en het opzoeken in mijn lang archief zal misschien 1 keer per week voorkomen.
Waarom een extra gegevensbestand? Op mijn werk mag uw mailbox maar een bepaalde grootte hebben, daarmee gebruik ik een extra gegevensbestand hiervoor, die op de server staat zodat hij ook mee gebackupd wordt.
Ik gebruik in mijn archieven geen onderverdelingen. Alle mails gaan in het archief. Wat is het voordeel van 1 map:
Mailtjes komen niet in een verkeerde map terecht.
Je moet niet beslissen in welke map een bepaald mailtje terecht moet komen, als het mailtje eigenlijk over 2 projecten gaat.
Een onderverdeling in de verschillende projecten doe ik met kleurcategorieën, zie ook deze post.
Om het gemakkelijk mijn mails te verplaatsen gebruik ik macro's. Deze macro's laat ik dan uitvoeren door hieraan mbv een werkbalk sneltoetsen toe te kennen. Druk ik bijvoorbeeld op Alt en 1 dan wordt de mail automatisch verplaatst naar de map @actie. Typ ik Alt en 4 samen in, wordt de mail verplaatst naar mijn kort archief map.
Als je dit wilt opzetten, kan je best even googlen. Er zijn pagina's te vinden waarvan je de macro's kan kopiëren.
De truc om via een werkbalk sneltoetsen te voorzien, heb ik voor het eerst gelezen in het boek "Elke dag je hoofd en inbox leeg" van Taco Oosterkamp.
Ik kan deze macro's niet vinden, kunt u mij helpen?
BeantwoordenVerwijderenDeze macro heb ik gebruikt:
BeantwoordenVerwijderenhttp://www.binarywar.com/2009/11/outlook-macro-to-move-messages-to-another-folder/