zaterdag 5 februari 2011

Is het dringend en/of belangrijk?

U weet zelf hoe belangrijk het is om uw beschikbare tijd efficiënt in te delen. Er zijn echter zoveel dringende zaken… Hoe maakt u de beste keuzes?


Is het dringend en/of belangrijk? Dr. Stephen R. Covey ontwikkelde een handig model om u te helpen bij het stellen van prioriteiten. Verdeel hiervoor een A4-blad in 4 kwadranten en zet in ieder kwadrant de volgende criteria:
1. Prioriteit/kwadrant 1 (linksboven): dringend én belangrijk. Let op! Als u alsmaar vanuit kwadrant 1 werkt, dan bent u steeds brandjes aan het blussen. Probeer om uw zaken zodanig te regelen, dat u vanuit kwadrant 2 werkt. Dat is het meest efficiënt en effectief.
2. Prioriteit/kwadrant 2 (rechtsboven): niet dringend, wél belangrijk. Dit is het meest efficiënte en effectieve kwadrant.
3. Prioriteit/kwadrant 3 (linksonder): dringend, niet belangrijk. Hierin staan er activiteiten zoals een dringende oproep van een collega om naar een presentatie te gaan waaraan u niets heeft.
4. Prioriteit/kwadrant 4 (rechtsonder): niet dringend, niet belangrijk. Veel verkopers zetten administratie in dit kwadrant. Let op! Een slechte administratie kan tot gevolg hebben dat u steeds dringende brandjes aan het blussen bent en dat kost u dan weer veel tijd.

Ben ik de juiste persoon? U bespaart veel tijd door uw grenzen te bewaken. Stel uzelf simpele vragen zoals: “Behoort deze taak tot mijn verantwoordelijkheden?”, “Is dit een taak waar ik sterk in ben?”, “Kan iemand anders (bv. de binnendienst) dit beter doen?”, ...
Kan ik deze taken ‘groeperen’? Steeds van taak wisselen, kost u veel ‘opstarttijd’. U moet er telkens weer ‘inkomen’. Precies het organiseren van taken kan veel tijdswinst betekenen, bv. enkele keren per dag alle openstaande e-mailtjes en telefoontjes afwerken of van 10 uur tot 11.30 uur koud bellen.
Is dit de beste manier? Moet deze klant wel een offerte hebben of is de kans op een order heel erg klein? Het kán zijn dat een antwoord via e-mail ook al voldoende is. Maak het uzelf dus nooit moeilijk als het ook gemakkelijk kan. Een kort telefoontje is vaak efficiënter dan een brief of e-mail.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen