Projecten en acties in GTD - 2

Welke acties ga ik bijhouden?  De acties die ik op een specifieke dag of tijd moet doen, de acties die ikzelf nog moet doen en alle acties die anderen nog moeten ondernemen.

Agenda:

Er zijn 3 dingen die in uw agenda thuishoren:

1. tijdgebonden acties, dwz afspraken.
2. aan een dag gebonden acties, hierbij gaat het om dingen die u op een bepaalde dag moet doen, maar niet noodzakelijk op een bepaald tijdstip, bvb als je beloofd hebt Koen op vrijdag terug te bellen.
3. aan een dag gebonden informatie, hierbij gaat het om informatie die op een bepaalde datum nuttig kan zijn, bvb routebeschrijvingen voor afspraken, activiteiten waar andere mensen bij betrokken zijn, interessante gebeurtenissen, ...

Geen dagelijkse to-do lijstjes meer in de agenda.  Alleen deze 3 dingen dient u in uw agenda te schrijven en niets anders!

Actielijsten:

Maak geheugensteuntjes van alle acties die meer dan twee minuten tijd kosten en niet aan anderen gedelegeerd kunnen worden.  Als u slechts 20 tot 30 van deze geheugensteuntjes hebt, dan is het geen probleem om ze alle op 1 actielijst te plaatsen, die u doorneemt als u daar tijd voor hebt.  De meesten van ons zullen echter 50 tot 150 van dergelijke geheugensteuntjes nodig hebben. In dat geval is het zinnig om uw actielijst onder te verdelen in een categorieën, bvb telefoontjes, die u kunt afwerken als u aan de telefoon zit.